生成AIで資料作成が簡単に｜初心者向け5つの手順

生成AIを使えば、資料作成の時間は半分以下になります

「資料作りに毎回2〜3時間かかってしまう」「もっと効率よくできないかと思いつつ、何から手をつければいいかわからない」——そんな悩みを抱えている方に、生成AIは本当に使えるツールです。この記事では、非エンジニアでもすぐ実践できる生成AI 資料作成 簡単な活用法を、具体的な手順と体験談を交えてご紹介します。

実際に筆者が初めてChatGPTで企画書の構成を作ったとき、驚いたのはその速さでした。「新サービスの社内提案書、A4で3枚分の構成を作って」と日本語で入力しただけで、約30秒で骨格が出てきたのです。それまで構成を考えるだけで1時間ほどかかっていたことを考えると、体感として作業時間が半分以下になりました。慣れてきた今では、構成づくりにかける時間は平均10〜15分程度です。

「本当に自分にも使えるの？」という不安はよくわかります。でも、プログラミングの知識はまったく不要。日本語で話しかけるだけで動くので、難しい操作は一切ありません。

生成AIで作れる資料の種類と得意なこと・苦手なこと

生成AIは万能ではありません。得意・苦手を理解してから使うと、余計な手戻りがなくなります。

得意なこと

• 資料の構成案・目次づくり
• 文章の下書きや言い回しの提案
• 箇条書きへの整理・要約
• プレゼン用スライドのタイトル案の生成
• 類似表現や言い換え候補の提示

苦手なこと・注意が必要なこと

• 最新情報や社内固有のデータの取り扱い（学習データの範囲外の情報は出てきません）
• グラフや図の自動生成（テキストベースの出力が中心です）
• 数値の正確な計算（計算ミスが出ることがあります）
• 自社ブランドの雰囲気に合ったデザイン調整

たとえば、「売上データをもとにした分析資料」を作りたい場合、AIが数値を作り出すことはできません。自分でデータを用意し、その解釈や文章化の部分をAIに任せる、という役割分担が現実的です。AIはあくまで「言葉を扱う道具」として使うと、期待値がちょうどよくなります。

初心者でもすぐ使える！資料作成向け生成AIツール比較

どのツールを選べばいいか迷いがちですが、用途と難易度で絞れます。代表的な4つのツールを比較してみましょう。

文章の下書きから始めたい方にはChatGPT、スライドをとにかく早く作りたい方にはGammaがおすすめです。すでにOfficeを日常的に使っている方なら、Microsoft Copilotが既存のファイルと連携できて使いやすいでしょう。

ChatGPTで資料の構成を作る5つのステップ

生成AI 資料作成 簡単な方法の代表格が、ChatGPTを使った構成づくりです。以下の5ステップで、今日から試せます。

1. ChatGPTのアカウントを作る（OpenAIの公式サイト（openai.com）から登録できます（URLや登録方法は変更される場合があるため、公式サイトでご確認ください））
2. 資料の目的・対象・分量を決める（例：「営業部の上司向け、新規顧客獲得施策の提案書、A4で2枚程度」）
3. 日本語でプロンプトを入力する（例：「営業部の上司向けに、新規顧客獲得のための施策を提案するA4・2枚分の資料構成を作ってください」）
4. 出てきた構成を確認・修正する（「3番目の項目をもっと具体的に」と追加で指示してOKです）
5. 各項目の本文も書いてもらう（「上記の構成をもとに、各章の本文を300字ずつ書いてください」のように依頼できます）

プロンプトのコツは、「誰に」「何のために」「どんな形式で」の3点を入れること。この3点があるだけで、出力の質が大きく変わります。

たとえば、ある営業職の方がChatGPTで新商品の提案書構成を作ったケースでは、プロンプトを1回入力して構成案が出るまで約1分。その後2〜3回の修正指示を加えて最終的な構成が固まるまで、合計15分ほどでした。同じ作業を一人で行っていたときは約90分かかっていたとのことで、時間を大幅に短縮できた実例です。

慣れないうちは「もっと具体的に書いて」「箇条書きにして」「3点に絞って」のような短い追加指示を使うだけで、十分な結果が得られます。難しく考えなくて大丈夫です。

Gammaを使えばスライドが自動生成される仕組み

Gammaは、テキストを貼り付けるだけでプレゼン用スライドを自動で生成してくれるツールです。デザインの知識がなくても、見栄えのよいスライドが数分で完成します。

使い方はシンプルです。

1. gamma.appにアクセスし、Googleアカウントなどで登録
2. 「新規作成」→「AIで生成」を選択
3. 資料のテーマや要点をテキストで入力（日本語OK）
4. スライド枚数・テーマカラーを選ぶ
5. 数十秒で完成したスライドが表示される

筆者が試したときは、「新入社員向けのビジネスマナー研修の資料、10枚程度」と入力したところ、38秒でスライドが出てきました。日本語も自然で、そのまま使えるクオリティのものが多かったです。細かい修正はGamma上でできるほか、PowerPoint形式でエクスポートすることも可能です。

無料プランでは生成できる枚数に制限がありますが、まず試す分には十分です。「スライドを作るのが苦手」「デザインに自信がない」という方に特に向いています。

資料の種類別・生成AIの使い方パターン

「自分が作りたい資料にも使えるの？」という疑問に、ケース別でお答えします。

企画書・提案書

ChatGPTに目的・背景・対象・期待効果を伝えて構成を作成。本文の下書きも任せられます。自社の数値データは自分で追記します。

会議用レジュメ・アジェンダ

「30分の会議のアジェンダを作って。テーマは〇〇、参加者は5名」と入力するだけ。議事録の清書もChatGPTやNotion AIが得意です。

プレゼン用スライド

Gammaが最も手軽です。ChatGPTで作った構成をGammaに貼り付けて、スライド化する流れも効果的です。

報告書・月次レポート

「以下のデータをもとに、上司向けの月次報告文を書いて」と指示し、自分でまとめた箇条書きを貼り付けると、整った文章に変換してもらえます。

共通して言えるのは、AIに丸投げせず、素材・データ・方向性は自分で用意すること。その上でAIに「言葉にする」作業を任せるのが、最もうまく機能するパターンです。

生成AIで資料を作るときに気をつけたい3つのこと

便利なツールだからこそ、リスクも正直にお伝えします。

1. AIの出力は必ず事実確認をする

生成AIは「もっともらしい文章」を作るのが得意ですが、内容が正確とは限りません。数値・法律・制度に関する記述は、必ず一次情報で確認してください。「確認してから使う」という習慣が大切です。

2. 社内の機密情報を入力しない

無料の一般向けサービスに入力したデータは、サービス改善のために利用される場合があります。顧客名・売上数値・社内の未公開情報などは入力しないようにしましょう。社内での利用ルールがある場合は、必ず確認してから使ってください。

3. AIの出力をそのまま提出しない

あくまで「下書き」として扱うのが基本です。文体・表現が自社や自分のスタイルに合っているか、最後に必ず読み返して調整してください。ひと手間加えるだけで、完成度がぐっと上がります。

よくある疑問（FAQ）

今日から始める：最初の一歩はこれだけでOK

生成AI 資料作成 簡単に試す第一歩は、たった1つのプロンプトを打ち込むことだけです。

「〇〇（テーマ）について、〇〇（対象）向けの提案書の構成を作ってください。項目は5つ程度で」

これをChatGPTに入力するだけで、今日中に資料の骨格ができあがります。アカウント登録は無料で5分もかかりません。

ツールを完璧に使いこなしてから始めようと思うと、なかなか踏み出せません。まず1回使ってみる。それだけで「あ、これなら自分にも使えそう」という感覚が得られます。

資料作りに費やしている時間を少しでも減らして、本来の仕事に集中できる時間を増やすこと——生成AIはその入り口として、今すぐ活用できるツールです。ぜひ今日、最初の1文を打ち込んでみてください。