生成AI資料作成コツ5選｜非エンジニアでも使える

生成AIで資料作成が速くなる理由｜非エンジニアでも使いこなせる

「生成AIで資料を作りたいけど、何から手をつければいいかわからない」——そんな悩みを持つ方でも、今日紹介する生成AI 資料作成 コツを押さえるだけで、明日から作業のスピードが変わります。難しい知識もプログラミングも必要ありません。

実際に使ってみると、最初に驚くのは「構成を考える時間」が激減することです。あるWebマーケティング担当者の方は、30枚規模の提案書を作る際、これまで人によっては、構成案の作成だけで数時間かかっていたケースもありますところ、ChatGPTを使って骨格を作ったところ15分ほどで叩き台が完成。残りの時間を内容の精度上げに使えたと話していました。

生成AIは「全部おまかせ」ではなく、自分の作業をアシストしてくれるパートナーとして使うのがポイントです。資料の方向性や判断は人間が行い、文章の骨格づくりや言葉の言い換えをAIに担当させる——この役割分担を知るだけで、使いこなし方がグッと見えてきます。

まず知っておきたい｜生成AI資料作成ツール3種の比較（ChatGPT・Gemini・Microsoft Copilot）

どのツールを使えばいいか迷う方のために、代表的な3つのツールを比較してみました。ご自身の環境や目的に合わせて選ぶ判断材料として使ってください。

初心者の方には、まずChatGPTが取り組みやすいでしょう。日本語での指示がそのまま通じ、難しい設定も不要です。会社でMicrosoft 365を契約している場合は、PowerPointと直接連携できるCopilotを検討する価値があります。Googleのサービスをよく使う方はGeminiとの相性が良く、GmailやGoogleドキュメントとの連携がスムーズです。

どれも「どれが一番優れている」というより、すでに使っているサービスに近いものを選ぶのが続けやすくなるコツです。

コツ①｜資料の「構成案」だけ先にAIに作ってもらう

資料作成で最も時間を取られるのは、実は「何をどの順番で伝えるか」を考える工程です。ここをAIに任せると、作業全体のペースが大きく変わります。

具体的な指示の例はこちらです。

「新しい社内研修制度の導入提案書を作りたい。対象は管理職20名、スライドは10枚程度。目次と各スライドの見出しだけ提案してください。」

このように目的・対象・枚数を伝えて「構成だけ」を依頼するのがポイントです。文章まで一気に作らせると修正が大変になりますが、構成案なら数秒で複数パターンが出てきて、自分で選んで整えるだけで済みます。

営業資料を作る機会が多い方であれば、「課題提示→解決策→事例→まとめ」という基本的なストーリー構成をAIが自然に提案してくれることも多く、「何から書けばいい？」という白紙の状態から脱出できます。

構成案を先に固めておくことで、あとのスライド作りがスムーズになります。全部を一気にやろうとするより、「構成」と「文章」を分けて作業するほうが結果的に早く仕上がります。

コツ②｜1スライドずつ文章をAIに書いてもらう

構成案ができたら、次は各スライドの文章をAIに依頼します。このとき「全部まとめて書いて」とお願いするのはNGです。

1枚ずつ、そのスライドで伝えたいことを短く指示するのが正解です。たとえばこんな形です。

「スライド3枚目『現状の課題』について、社内のコミュニケーション不足を問題として伝える文章を3〜4行で書いてください。」

この方法で作業すると、修正したい箇所だけ「もう少し硬めの表現に直してください」と追加指示できて、細かいコントロールが効きます。「全部まかせなきゃいけない」という先入観は不要です。

実際に事務職の方がこの方法を試したところ、15枚のスライド資料を1枚あたり平均3〜5分で下書きでき、手書きから始めていた頃と比べて作業時間が半分以下になったというケースもあります。AIはスピードを上げるためのツール——そう割り切って「下書きを出してもらう役」として使うのが長続きのコツです。

コツ③｜「箇条書き→文章」「文章→箇条書き」の変換を使い分ける

生成AIが特に得意とする機能の一つが、文章の形式を変換することです。手元に既存の文書があるなら、それをそのまま貼り付けて「箇条書きに変えてください」と指示するだけで整理できます。

• 箇条書き→文章：メモや走り書きをスライド本文やナレーション文に変えたいとき
• 文章→箇条書き：長い説明文を見やすいポイント整理に変えたいとき
• 箇条書き→表：比較や項目整理をわかりやすく見せたいとき

「議事録の内容をスライドのポイント整理にしてほしい」「このメール文をプレゼンのトーク原稿にして」といった変換もスムーズにこなせます。

変換機能を活用するコツは、目的と出力形式を一緒に伝えること。「〇〇を、スライド用の短い箇条書き（1項目20文字以内）に変換してください」のように条件を指定すると、修正なしで使えるクオリティに近づきます。既存の文書を持っている方こそ、この機能の恩恵を受けやすい場面が多いです。

コツ④｜プロンプトに「読み手・目的・枚数」の3点を必ず入れる

「うまく出力されない」「思っていたものと違う」——こういった壁にぶつかる原因のほとんどは、AIへの指示（プロンプト）が曖昧なことです。

生成AIは指示された通りに動きます。つまり、指示が漠然としていれば出力も漠然とする。これを防ぐのが「読み手・目的・枚数」の3点セットです。

たとえば「資料を作って」という指示より、「経営陣向けに、新規サービス導入の承認をもらうための提案書を8枚程度の構成で作って」と伝えるほうが、精度が大きく上がります。

プロンプトを書くのが最初は難しく感じるかもしれません。ただ、慣れてくると「この3点さえ入れれば大体うまくいく」という感覚がつかめてきます。失敗しても何度でも試せるのが生成AIの良いところ。完璧な指示を目指すより、まず送ってみることが大切です。

コツ⑤｜AIの出力をたたき台にして「自分が直す」前提で使う

「AIが作ったものをそのまま使っていいのか不安」という声はよく聞きます。結論から言えば、そのまま使わない前提で使うのが正解です。

AIが出力した文章には、数値の誤りや、業界固有の文脈とのズレが含まれることがあります。特に固有名詞・社内独自の用語・最新のデータなどは必ず自分で確認・修正が必要です。

では何のために使うのか？ 「白紙から書き始める」という最もエネルギーを使う作業を省くためです。たたき台があれば、あとは赤入れをするだけ。この感覚は、使い始めてみると多くの方が「もっと早く使えばよかった」とそう感じる方も多いようですです。

人間とAIの役割はシンプルに分けられます。

• AIが担当：文章の骨格づくり、言い換え、構成提案、変換作業
• 自分が担当：内容の正確性確認、トーンの調整、最終判断

この分担を意識するだけで、「AIに使われている」という感覚ではなく、「AIを使っている」という主体的な使い方ができるようになります。

生成AIで資料作成するときに気をつけたいこと

便利な反面、初心者が見落としがちな注意点もあります。安心して使い続けるために、必ず確認しておきましょう。

• 社外秘・個人情報は入力しない：無料プランでは入力内容がモデル改善に使われる場合があります（※各サービスのプライバシーポリシーは変更される場合があります。ChatGPT・Geminiそれぞれの最新プライバシーポリシーを個別にご確認ください）があります。顧客情報・未発表の社内情報・個人情報は入力を避けてください。
• 会社のAI利用ポリシーを確認する：会社ごとに生成AIの使用ルールが定められている場合があります。まず社内の方針を確認してから使い始めてください。
• 出力内容の事実確認を怠らない：AIは自信を持って誤った情報を出力することがあります（ハルシネーションと呼ばれます）。数値・固有名詞・法的な内容は必ず確認が必要です。
• 著作権に注意する：AIの出力をそのまま社外向けに公開する場合、内容の確認と適切な加工が求められます。

これらを守れば、生成AIは非常に心強いツールです。怖がらず、ただし丁寧に使う——この姿勢で取り組みましょう。

よくある質問

今日から試せる｜5つのコツをおさらいして一歩踏み出そう

ここまで紹介してきた生成AI 資料作成 コツを整理します。難しく考えず、できそうなものから試してみてください。

1. 構成案だけ先にAIに作ってもらう——白紙から始めない習慣をつける
2. 1スライドずつ文章を依頼する——少しずつ進めることで修正しやすくなる
3. 箇条書きと文章の変換を使い分ける——手元の既存文書をそのまま活用する
4. プロンプトに「読み手・目的・枚数」を入れる——これだけで出力の精度が大きく変わる
5. AIの出力はたたき台として使う——最終確認は必ず自分で行う

生成AI 資料作成 コツの第一歩は、まず構成案を1つ作ってみることです。「新しい提案書の目次案を5項目で提案してください」——この一文をChatGPTに送るだけで始められます。完璧を目指さず、今日試してみることが一番の近道です。