生成AIを使えば提案資料の構成とテキストを数分で用意できます
「提案資料を作ろうとすると、何から手をつければいいかわからない」「気づいたら数時間が過ぎているのに、まだ構成段階…」そんな悩みを持つ方に、生成AIを使った提案資料の作成方法をお伝えします。構成案・見出し・本文テキストまで、AIへの指示ひとつで数分以内に叩き台が出来上がります。
実際にある営業担当の方は、新規取引先向けの提案資料を「毎回3〜4時間かけて作っていた」と話していました。生成AIを使い始めてからは叩き台の作成が15〜20分に短縮され、残りの時間を数値の確認や表現の調整に使えるようになったそうです。ゼロから書く必要がなくなるだけで、これほど変わります。
「自分にも本当にできるのか」という不安はよくわかります。ただ、生成AIへの指示文（プロンプト）は、話しかけるような日本語で十分です。特別な知識は一切いりません。
提案資料の作成に生成AIが向いている理由
提案資料には「型」があります。課題の提示→自社サービスの紹介→導入メリット→費用感→次のアクション、という流れはほぼ共通です。生成AIはこうした「型に沿った文章生成」を得意としており、指示を与えるだけで構成の骨格を自動で組み立ててくれます。
人が資料作成に時間を取られる理由のひとつは、「何を書くか考える時間」が長いことです。生成AIはこの最初のステップを一気に短縮してくれます。たとえば「ITツールを導入してもらうための提案書を作りたい。相手は中小企業の総務担当者で、課題はペーパーレス化の遅れ」と入力するだけで、5〜6スライド分の構成とテキスト案が返ってきます。
また、生成AIは「言い回しに詰まったとき」にも使えます。同じ内容をより丁寧な表現に変えたい、専門用語を噛み砕きたいといった場面でも対応できるため、文章作成全般の補助ツールとして機能します。
ただし、業界特有の最新データや社内の固有情報はAIが持っていません。AIが出してくれるのはあくまで「構造と言葉」であり、数値の裏付けや具体的な実績は自分で補う必要があります。
まず使うツールを選ぼう｜初心者に合う生成AI比較
生成AIツールはいくつかありますが、提案資料の作成方法を学ぶ最初の一歩としては、自分のスキルと目的に合ったものを選ぶことが大切です。以下の比較表を参考にしてください。
| ツール名 | 無料プラン | 日本語対応 | スライド出力 | 使いやすさ | 向いている用途 |
|---|---|---|---|---|---|
| ChatGPT | あり | ◎ | なし（テキスト生成のみ） | ★★★★☆ | 構成案・文章生成・表現調整 |
| Microsoft Copilot | あり | ◎ | あり（PowerPoint連携） | ★★★★★ | Office利用者・スライド自動生成 |
| Gemini（Google） | あり | ◎ | なし | ★★★★☆ | Google Workspace利用者・文章生成 |
| Gamma | あり（制限あり） | ○ | あり（スライド自動生成） | ★★★☆☆ | 見栄えの良い資料をすぐ作りたい人 |
PowerPointを普段から使っているならMicrosoft Copilotが最も連携がスムーズです。まずテキスト生成だけを試したいならChatGPTの無料プランが入門に最適です。スライドを一括で自動生成したいならGammaも選択肢に入ります。
プロンプトの書き方｜提案資料を作るときの伝え方のコツ
生成AIへの指示文（プロンプト）の書き方次第で、出てくる内容は大きく変わります。「提案書を作って」だけでは漠然としすぎていて、使いにくい内容が返ってきます。
効果的なプロンプトには、次の4つの要素を含めると質が上がります。
- 目的：何のための資料か（新規顧客への提案、社内承認申請など）
- 相手：読む人は誰か（業種・役職・前提知識）
- 商材・サービス：何を提案するのか
- 相手の課題：どんな問題を抱えているか
たとえばこのように書きます。
「中小製造業の経営者に向けて、在庫管理システムの導入を提案する資料を作ってください。相手の課題は在庫の過不足による機会損失とコスト増加です。スライド6枚分の構成と各スライドの本文テキストを出してください。」
この指示を入力するだけで、スライドタイトル・各ページの説明文・訴求ポイントが一気に出てきます。実際にこの型を使った方から「最初のプロンプトに2分かけただけで、使える構成案が出てきて驚いた」という声を聞いています。
返ってきた内容が長すぎる・短すぎると感じたら「もう少し簡潔に」「各スライド3〜4行程度で」と追加指示するだけで調整できます。一度の指示で完成を目指す必要はなく、会話のようにやり取りしながら整えていくのがコツです。
また、自社サービスの特徴や実績データを一緒に入力すると、よりオリジナルに近いテキストが生成されます。「導入後に平均30%の作業削減を達成しているサービスです」と加えるだけで、説得力のある文章に変わります。
生成AIで出てきた内容をスライドに仕上げる手順
テキストが用意できたら、スライドへ落とし込む作業に移ります。PowerPointが苦手な方でも、手順を絞ればシンプルに仕上げられます。
- テンプレートを選ぶ：PowerPointの「新しいプレゼンテーション」からビジネス向けテンプレートを選びます。デザインをゼロから考える必要はありません。
- スライド枚数を決める：AIが出した構成案をもとに、1スライド＝1メッセージを基準に枚数を決めます。
- テキストを貼り付ける：生成されたテキストをそのままコピーして各スライドに貼り付けます。長すぎる場合は3〜4行程度に絞ります。
- 数値・固有情報を差し替える：AIが生成した数値やサービス名の例示は、実際の情報に書き換えます。ここが最も重要な確認作業です。
- 見た目を整える：フォントサイズの統一、色の調整、図や表の追加はテキストが確定してから行います。
Microsoft Copilotを使える環境であれば、テキストを入力するとスライドを自動生成してくれるため、手順3〜5がさらに短縮できます。
「スライドの見た目に凝りすぎて時間を使ってしまう」という方は、配色と見出しのフォントだけ決めて残りはテンプレート任せにする、と割り切ると完成が格段に早くなります。
ケース別｜提案の種類に合わせたプロンプトの調整例
提案資料の種類によって、プロンプトで強調する内容を変えるとより的確なテキストが返ってきます。代表的なケースで確認してみましょう。
新規顧客への営業提案の場合
相手との関係がまだ浅いため「課題共感→解決策の提示→実績・事例→費用感→次のステップ」という流れを意識します。プロンプトに「初めて会う相手向け」「信頼を築く内容を重視して」と加えると、押しつけがましくない表現になります。
社内向けの新規施策承認申請の場合
費用対効果と実施スケジュールを明確にする必要があります。「稟議書のような形式で、コスト削減効果と導入スケジュールを中心に構成して」と指示すると、上司が判断しやすい構成が出てきます。
既存顧客へのアップセル提案の場合
現状の利用状況や課題を踏まえた内容が求められます。「すでに基本プランを使っている顧客に上位プランを勧める提案書。現在の使い方の課題から入り、上位プランで解決できる点を示す構成で」と書くと流れが整います。
一度使ったプロンプトはメモ帳やドキュメントツールに保存しておくと、次回から貼り付けるだけで使えます。「提案種別ごとのプロンプト集」を手元に持っておくと、生成AIを使った提案資料作成方法がより素早く回せるようになります。
生成AIで作った資料を使うときの注意点
生成AIは非常に便利な反面、そのまま使うと問題になるケースがあります。あらかじめ押さえておきたいポイントを確認しましょう。
- 数値や事実関係は必ず確認する：AIは「もっともらしい内容」を生成しますが、具体的な統計数値や業界データが実際と異なる場合があります。資料に使う数値は公式資料や自社データで必ず裏取りしてください。
- 個人情報・社外秘情報は入力しない：顧客名、取引金額、社内限定の情報はAIに入力しないことを社内ルールにしておくと安心です。
- 最後は自分の言葉で仕上げる：AIが生成した文章は、そのままでは自社の雰囲気や担当者の個性が出にくい場合があります。表現をひとつ変えるだけで資料の温度感が変わります。
- 著作権に注意する：生成された文章の著作権の扱いはツールや利用規約によって異なります。商業利用を前提とする場合は各ツールの利用規約を確認しておくと安心です。
よくある質問
Q: ChatGPTの無料プランで提案資料の作成はできますか？
できます。テキストの生成・構成案の作成は無料プランで十分対応できます。ただし1日の利用回数に上限があるため、長い資料を一気に作りたい場合は有料プランが快適です。
Q: 生成AIに社内の情報を入力しても情報漏えいしませんか？
ツールによって設定が異なります。ChatGPTは「データを学習に使わない」設定をオンにすることで入力内容が学習に使われなくなります。ただし社外秘・個人情報は入力しないことを社内ルールとして決めておくのが安全です。
Q: 毎回プロンプトをゼロから書くのは面倒ではないですか？
一度うまくいったプロンプトをメモ帳やNotionに保存しておけば次回から貼り付けるだけで使えます。「提案資料用プロンプトテンプレート」として手元に持っておくと作業が大幅に楽になります。
Q: AIが作った資料だと取引先や上司にわかりますか？
現時点ではAIが作ったかどうかを確実に判定するツールはなく、外見上の違いはほぼありません。ただし自分の言葉でひと手間加えることで、資料の個性と信頼感がさらに高まります。
Q: PowerPointが苦手でも提案資料を仕上げられますか？
テキスト生成はAIが担うため、PowerPointはテンプレートに貼り付けるだけに作業を絞れます。MicrosoftのCopilotを使えばテキストからスライドを自動作成する機能もあり、操作の手間をさらに減らせます。
今日から始める｜最初の一歩はこの手順から
読んでいただいた内容を踏まえて、今日すぐ試せる手順をまとめます。
- ChatGPTまたはMicrosoft Copilotの無料アカウントを作成する
- 「目的・相手・商材・課題」の4点をメモに書き出す
- その内容をそのままプロンプトに貼り付けて送信する
- 返ってきた構成案をPowerPointのテンプレートに貼り付ける
- 数値・固有情報を実際のデータに差し替えて完成
難しいことは一つもありません。生成AIを使った提案資料の作成方法は、一度体験すれば「次もこれで作ろう」と自然に思える便利さがあります。まずは手元にある次の提案案件でひとつ試してみてください。小さな一歩が、仕事の進め方を大きく変えるきっかけになります。
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