生成AI議事録の作成方法｜会議後5分で仕上げる手順

生成AIを使えば、議事録は会議後5分で完成します

「会議のたびに議事録作成で30分以上かかる」「メモを取るのに必死で、肝心の話し合いに集中できない」——そんな悩みを持つ方に朗報です。生成AIの議事録作成方法を使えば、会議後わずか5分で整った議事録が手元に揃います。

プログラミングの知識はまったく不要。コピーして貼り付けるだけで完結するので、パソコン操作が苦手な方でも安心して始められます。

実際に筆者が支援したある営業事務担当者のケースでは、週3回の定例会議のたびに議事録作成に平均40分かかっていました。ChatGPTを使った方法に切り替えたところ、翌週から1回あたり5〜7分に短縮。月換算で約2時間の節約（※算出の前提条件や計算根拠は個々の状況により異なります）につながりました。「最初は半信半疑でしたが、やってみたら拍子抜けするほど簡単でした」という感想をいただいています。

この記事では、ツールの選び方から具体的な手順、プロンプトのコツまで順を追って説明します。今日中に試せる内容ですので、ぜひ最後まで読み進めてみてください。

そもそも生成AIは議事録作成の何をやってくれるのか

「AIが議事録を作る」と聞くと、なんとなく難しそうなイメージがあるかもしれません。でも仕組みはとてもシンプルです。

生成AIが担うのは、大きく分けて2つの作業です。

• テキストの整形・要約：箇条書きのメモや文字起こしのテキストを、読みやすい議事録の形に整えてくれます
• 構造化：「決定事項」「ToDo」「次回議題」などの項目ごとに内容を分類してくれます

会議の録音がある場合は、音声文字起こしツール（後述）を先に使って文章に変換してから、生成AIに整形を依頼する流れになります。録音がなくても、手書きメモや箇条書きを貼り付けるだけで対応できます。

生成AIが「会議の音声を直接聞いて理解している」わけではありません。あくまで「テキストを受け取って、指示通りに整える」という処理をしています。この点を理解しておくと、「どんな情報を渡せばいいのか」が自然とわかってきます。

録音の質が高いほど文字起こしの精度が上がり、文字起こしの精度が高いほど議事録の完成度が上がります。この流れを意識しておくだけで、使い始めたときの期待値のズレを防げます。

議事録作成に使える生成AIツール比較｜無料・初心者向け中心に紹介

ツール選びで迷って前に進めなくなるのは、よくあるパターンです。下の比較表を参考に、自分の環境に合ったものを選んでみてください。

迷ったらまずChatGPT（無料プラン）から始めるのがおすすめです。アカウント登録だけで使え、テキストを貼り付けて指示するだけで議事録が完成します。録音から一括で処理したい場合は、Nottaのような専用ツールが便利です。

【手順】生成AIで議事録を5分で作る具体的なステップ

難しく考える必要はありません。手順は全部で4ステップです。

1. 会議中または会議後に録音・メモを用意する

   スマートフォンのボイスメモアプリで十分です。録音が難しい場合は、箇条書きのメモでもOKです。

2. 録音がある場合は文字起こしツールにかける

   NottaやiPhoneのボイスメモ文字起こし機能を使い、テキストに変換します。60分の会議なら文字起こし自体は2〜3分で完了します。

3. ChatGPT（または他の生成AI）に貼り付ける

   変換されたテキストをそのままコピーし、ChatGPTのチャット画面に貼り付けます。

4. プロンプト（指示文）を添えて送信する

   テキストの上か下に、以下のような指示を書いて送るだけです。

   以下の会議テキストをもとに、日本語で議事録を作成してください。
   【出力形式】
   ・会議の目的
   ・主な議論内容（箇条書き）
   ・決定事項
   ・次回のアクション（担当者・期限付き）
   ・次回議題（あれば）

送信後、10〜30秒ほどで議事録の草稿が出力されます。固有名詞や数字に誤りがないかを確認・修正して完成です。

この手順を初めて試した際、慣れるまでに3〜5回ほど練習が必要な場合があります。でも一度コツをつかめば、毎回ほぼ同じ操作の繰り返しなので安心してください。

議事録の質を上げる！プロンプトの書き方のコツ

「試してみたけど、出力がなんとなくイマイチ」という経験は、プロンプト（指示文）の書き方を少し変えるだけで改善できます。

ポイントは3つです。

• 会議の背景情報を添える：「これは社内の週次営業会議です」「参加者は5名です」などの文脈を加えると、出力の精度が上がります
• 出力形式を具体的に指定する：「箇条書きで」「表形式で」「500文字以内で」など、形を指定するほど意図通りの結果が出やすくなります
• 不満な点を伝えて再指示する：「決定事項が埋もれているので、冒頭にまとめてください」のように、気になった点をそのまま伝えれば修正してくれます

生成AIとのやり取りは、一発で完璧を求めなくて大丈夫です。「ここが違う」「もっとこうして」と会話を続けながら仕上げていく感覚が、使いこなすコツです。

たとえば「担当者と期限が不明確」という問題には、「各アクション項目に担当者名と完了期限を（）で追記してください」と追加指示するだけで対応できます。

場面別｜こんなときどのツール・方法を使えばいい？

職場環境や会議のスタイルによって、相性のいいツールは変わります。自分のケースに近いものを確認してみてください。

• 対面会議でスマホ録音できる場合：Nottaで録音〜文字起こし〜要約まで一括処理。操作が少なく初心者に向いています
• Zoomなどオンライン会議の場合：録画データをNottaやWhisperにかけて文字起こし後、ChatGPTで整形する流れが効率的です
• 録音ができない（機密性の高い会議）の場合：会議中に箇条書きでメモをとり、それをChatGPTに貼り付けて整形してもらいます。固有名詞を「A社」「Bさん」に置き換えてから入力するとより安全です
• Microsoft 365を会社で使っている場合：TeamsとCopilotが連携しているため、会議終了後に自動で要約が生成されることもあります。IT担当者に確認してみる価値があります

環境に合ったツールを選ぶだけで、作業の手間がぐっと変わります。まず自分の会議スタイルを確認するところから始めてみてください。

生成AIで議事録を作るときに気をつけたい3つのこと

便利なツールですが、使う前に知っておきたい注意点があります。

• ①出力内容は必ず人間が確認する

  固有名詞・数字・担当者名は誤りが出やすいポイントです。「確認なしにそのまま送った」というミスは防げます。出力後に必ず目を通す習慣をつけてください。

• ②社内のセキュリティポリシーを確認する

  業務内容を外部のAIサービスに入力することを禁止している会社もあります。使い始める前に、社内のIT担当者や情報セキュリティ部門に確認するのが安全です。

• ③個人情報・機密情報の入力に注意する

  顧客の個人情報や社外秘の数値は、そのまま貼り付けないようにしましょう。「A社」「○○万円」のように置き換えてから入力するひと手間が、トラブルを防ぎます。

よくある質問

生成AIの議事録作成ツールは完全無料で使えますか？

ChatGPTやGeminiは無料プランがあり、月数回の会議なら十分使えます。ただし無料プランには文字数制限や機能制限がある場合があるため、頻度に応じて有料プランも検討してみてください。

会社のセキュリティ上、業務内容をAIに入力していいのでしょうか？

会社によってルールが異なります。まず社内のIT・情報セキュリティ担当者に確認するのが安全です。機密情報は入力を避け、固有名詞を「A社」「Bさん」などに置き換えてから貼り付ける方法もあります。

録音がうまくできなかった場合、メモだけでも議事録を作れますか？

箇条書きのメモ程度でも大丈夫です。メモをそのままChatGPTに貼り付け「これをもとに議事録を作成して」と依頼すれば、ある程度整形してくれます。録音があるとより精度が上がります。

英語や複数言語が混ざった会議でも対応できますか？

ChatGPTやGeminiは多言語対応しています。文字起こしの段階で複数言語が混在していても、「日本語の議事録にまとめて」と指示すれば翻訳しながら整形してもらえます。

生成AIが作った議事録の精度はどのくらいですか？

音声の録音品質と入力テキストの正確さに依存します。固有名詞・数字・担当者名などは誤りが出やすいため、出力後に必ず人間が確認・修正する習慣をつけることをおすすめします。

今日から試せます｜まずはこの1ステップだけやってみましょう

全部いっぺんに覚えなくて大丈夫です。今日やることは1つだけ。

ChatGPTに無料登録して、直近の会議メモを貼り付けてみる。それだけです。

プロンプトは「これをもとに議事録を作ってください」という一文で十分です。出力を見て「なるほど、こういうものか」と感覚をつかむことが、最初の一歩になります。

生成AIを使った議事録作成方法は、一度体験してみると「もっと早く使えばよかった」と感じる方がほとんどです。難しく考えずに、まず動いてみましょう。次の会議のあとに、ぜひ試してみてください。